En algunas ocasiones desde los programas que utilizamos en nuestras empresas obtenemos informes con datos mostrados de una determinada manera, y no tenemos la posibilidad de desde el software realizar cambios a estos informes.

Una de las situaciones que se puede presentar es que se obtengan por ejemplo un listado de nombres completos (nombres y apellidos) de todos los usuarios o clientes que tenemos, registrados en nuestro programa, y ocasionalmente necesitamos mostrar esta información de forma individual, es decir, el nombre, y cada uno de los apellidos en una celda individual.

Para hacer esto, solo debemos seguir estos sencillos pasos.

Paso 1:

Teniendo la tabla de Excel con los nombres completos en una sola celda, procedemos a escribir para conseguir el primer nombre la siguiente formula.

Utilizaremos dos fórmulas anidadas, la primera Extrae con la cual conseguimos como su nombre lo indica el contenido de una celda de acuerdo a los parámetros configurados, los parámetros son, Texto, en el cual indicamos la celda donde se contiene el texto del cual deseamos realizar la extracción, el segundo parámetro es posición inicial, que en este caso será 1, ya que empezaremos desde el principio del texto, el tercer parámetro es, el numero o cantidad de caracteres que deseamos extraer del texto original, para esto, utilizaremos la formula Encontrar la cual nos devuelve el número de caracteres que hay antes de un carácter indicado como parámetro, esta fórmula tiene tres parámetros, el primero es el carácter que queremos encontrar, en este caso, como deseamos separar cada uno de los nombres en una celda diferente, utilizaremos “ ” (comillas dobles con un espacio en blanco entre ellas), el segundo parámetro de esta fórmula es el texto donde deseamos buscar el carácter anteriormente indicado, y el tercer parámetro es la posición inicial donde iniciaremos la búsqueda.

Por lo cual nuestra fórmula para extraer el primer nombre será:

=EXTRAE(A2,1,ENCONTRAR(» «,A2,1))

Paso 2:

Para extraer el segundo nombre la formula varia un poco, ya que en esta ocasión no debemos encontrar el primer espacio o “ “ de nuestro texto, sino el segundo, para lo cual utilizaremos una tercera formula, la cual es Largo, esta fórmula nos permite saber cuántos caracteres tiene el contenido de una celda.

La fórmula a utilizar será

=EXTRAE(A2,ENCONTRAR(» «,A2),ENCONTRAR(» «,A2,LARGO(B2)+1)-LARGO(B2))

En donde están variando los parámetros que utilizamos para las fórmulas de encontrar, nuevamente estamos buscando el espacio en blanco, pero esta vez iniciamos en donde termina el primer nombre, esto lo hacemos con la formula Largo(B2)+1, el +1 indica que se empezara un carácter después, ya que debemos tener en cuenta que hay un espacio en blanco después del primer nombre.

Y luego en extraer, indicamos que vamos a extraer la cantidad de caracteres que contamos, menos el largo del primer nombre, esto con la formula

ENCONTRAR(» «,A2,LARGO(B2)+1)-LARGO(B2)

Paso 3:

Para extraer el primer apellido, utilizaremos la misma estructura de formulas que para extraer el segundo nombre, solo que esta vez iniciaremos la búsqueda en donde termina el segundo nombre, para lo cual usaremos la formula

La diferencia con la fórmula utilizada para el segundo nombre está en que utilizamos

=EXTRAE(A2,LARGO(B2)+LARGO(C2)+1,ENCONTRAR(» «,A2,LARGO(B2)+LARGO(C2)+2)-(LARGO(B2)+LARGO(C2)))

LARGO(B2)+LARGO(C2)+2  para indicar en qué posición iniciamos la búsqueda.

Y ENCONTRAR(» «,A2,LARGO(B2)+LARGO(C2)+2)-(LARGO(B2)+LARGO(C2)) para saber cuántos caracteres deseamos extraer.

Paso 4:

Ahora, para extraer el segundo apellido la formula ha de variar simplemente en que en realidad no es necesario que definamos cuantos caracteres deseamos extraer, ya que después del segundo apellido no existe más texto.

La fórmula a utilizar es la siguiente

=EXTRAE(A2,LARGO(B2)+LARGO(C2)+LARGO(D2)+1,LARGO(A2))

En donde vemos que ya debemos tener en cuenta que aquí no buscaremos el espacio en blanco sino que simplemente indicamos que el la extracción inicia en donde termina el primer apellido, esto lo hacemos con la siguiente fracción de la formula.

LARGO(B2)+LARGO(C2)+LARGO(D2)+1

Y como mencionamos anteriormente no es necesario que sepamos cuantos caracteres vamos a extraer, ya que después del segundo apellido no existe mas texto.

Paso 5:

Habiendo completado las formulas necesarias para extraer cada uno de los nombres y apellidos, procedemos a copiar las formulas en las demás celdas, con lo cual obtenemos la tabla de la siguiente manera.

Nota:

Este conjunto de formulas no funcionara para apellidos o nombres compuestos, como por ejemplo:

Juan del Rosario Pérez de Castro